先别急着行动，给自己泡杯茶，缓几分钟，把气儿喘匀了。重要的是把事情的来龙去脉在脑子里过一遍，领导到底误会了什么，是因为没看到全部信息，还是听岔了某句话？把关键疙瘩找到，你才知道从哪儿解起，而不是带着情绪去硬碰硬。
挑个合适的时机和场合，这事儿就成了一半。别在开会时当着大家的面突然反驳，也别在领导正焦头烂额的时候去敲门。最好是私下里，用请教或商量的语气开个头：“领导，关于上午说的那件事，我想再跟您汇报两句细节，您现在方便吗？”这话既表明了来意，也给了对方台阶。
开口解释的时候，从事实说起，别从情绪起头。你可以这样说：“关于那个XX的事，当时的情况是这样的……”然后按着时间顺序，平实地把过程讲清楚。比如“我那天是先收到了XX信息，然后做了XX，最后结果是这样”。多用事实和细节，少用“我觉得”、“我认为”。事实本身最有力量，比任何辩解都管用。
说话的态度和方式特别关键，你可以先试着理解领导的出发点：“我明白您可能是担心项目进度……”，然后再用“实际的情况是……”来衔接。避免用“您搞错了”这种直接对立的说法，换成“可能我上次汇报时没讲全面”，把责任往自己身上揽一点儿，气氛就会缓和很多。咱们的目标是把事儿说开，不是争谁高谁低。
如果误会牵扯到别的同事，记得只说自己知道的部分，别替别人打包票，也别猜测别人的想法。就说“我这边经手的情况是……，其他部分可能需要问问XX同事”，这样既清晰，又不会节外生枝。
有时候，一次沟通不一定能完全消除误解。如果领导当下没完全接受，也别急着反复说。你已经把该说的说清楚了，可以表示“相关的记录我再整理一份给您，您随时找我”。剩下的，让时间和后续的行动去证明。你的沉稳和耐心，有时候比语言更让人信服。
能不能顺利澄清误会，其实很大程度取决于领导平时对你信任有多少。一个平时做事扎实、沟通及时的人，偶尔被误会了，他的话也更容易被认真倾听。
