一般来说，正文超过500字就得留心了。这个长度在手机上得划好几下才能看完，收件人读起来费劲，记不住重点，愿意回复的概率也会变低。不过也不能只看字数，还得看内容是啥、复不复杂，以及对方平时忙不忙。
短邮件就很省心，200字以内的，适合日常办琐事用。比如约个会、确认个任务，或者简单问个事，信息清楚、目的明确，对方一眼就能看明白，回复也快。要是内容到了200-500字，可能是稍微复杂点的说明或汇报，比如讲项目进展、说遇到的问题，这时候用邮件还能hold住。
但一旦超过500字，往往信息量就大了，要么结构复杂，要么带技术细节。再硬塞在正文里，很容易让对方信息过载，反而达不到沟通效果。尤其像有大量数据、要对比好几个观点、写操作步骤，或者讲技术细节的内容，不如整个附件。比如调研报告、方案草稿、规章制度这些，放附件里排版更清楚，对方也方便下载保存，以后想查也好找。
另外，有些事本来就不适合发邮件。比如需要好几个人协调、有争议，或者得深入讨论的话题，光靠邮件来回发，很难达成一致，还可能越说越乱、拖时间。这时候不如约个短会，或者当面聊，效率高多了。特别是涉及敏感事、紧急情况，或者需要拉近距离的场合，实时沟通能马上解答疑问、顾及情绪，推进事情也快。
要是实在没办法，必须发长邮件，也能想办法让对方读着舒服点。比如开头先用一两句话把核心内容说清楚，让对方先抓住重点；段落别堆在一起，用小标题或符号分开，引导阅读节奏；关键信息可以加粗，但别加太多花里胡哨的格式；加了附件的话，记得在正文里简单说下附件是啥、有啥用，免得对方漏看。
发邮件的核心是把信息准确、高效地传出去，不是自己写爽了就行。选哪种沟通方式，得先考虑对方读着方不方便，别死盯着邮件一种形式。短平快的内容继续用邮件正文，长的、有条理的内容就放附件，复杂或敏感的事优先当面聊或开短会。多替对方着想，灵活点选方式，职场沟通才能更顺畅。
