其实写一封让人舒服的指正邮件，光语气和结构就能让人感觉到你是来合作的，不是来挑刺的。别直接说“你这地方错了”，换成“这个部分的数据咱们再核对下吧，免得后面出问题”，这么一说，就把“你错了”变成“咱们一起解决问题”，对方更容易接受。
在说具体问题之前，先夸两句，也能让对方不那么抵触。比如可以说“这次报告的框架特别清楚，读起来很明白。不过第二部分的数据来源那里，有个数字好像得再确认下……”，先肯定人家的努力，再提问题，氛围会缓和很多。
邮件主题和开头也得注意。要是问题不着急，别用“紧急”“错误”这种扎眼的词，选中性点儿的，比如“关于XX文件的一点小建议”“有个细节想跟你核对下”。人家点开邮件先看主题，温和的主题能少带点负面情绪。
平时跟同事沟通，语气可以更轻松些。比如：“Hi 小明，谢谢你整理会议记录，内容特别全！不过项目时间线那部分，有个日期好像得更新下，你方便的时候咱们一起看看呗～” 这种说法很自然，不正式，适合团队内部聊。
要是给领导提建议、说可能存在的问题，就得更注意措辞了，得让领导感觉到你尊重他的意见。可以说：“您提的方案我们都仔细研究了，在推进的时候发现有个环节或许需要调整，主要是考虑到……，您看咱们要不要……？” 既把想法说了，又把决定权留给领导，不会让领导觉得没面子。
如果是必须马上改的错，邮件语气可以稍微坚决点，但礼貌不能少。比如：“Hi 小华，刚收到文件，发现第三页有个数据得赶紧改，不然会影响今天的汇报。我把最新的数据附在邮件里了，建议按这个来。麻烦你优先处理下，太感谢了！” 这样既说清了问题的严重性，又给了解决办法，还保持了礼貌。
有个很重要的点：别在群发邮件里直接说某个人的错。一对一沟通才好给对方留面子，问题也能解决得更顺利。要是这个错跟自己有点关系，也可以主动担点责任，比如“可能我之前没跟你说清楚”，这样能减轻对方的压力。
邮件发出去后，如果问题比较敏感，可以再补一句“要是需要聊，随时找我”，让对方知道你是来合作的，不是来挑事的。有时候光发邮件太冷冰冰，必要的话当面说或者打个电话解释下，能避免误会。
其实在职场里说别人的错，根本不是为了批评谁，而是为了把工作推进得更顺利。用对了表达方式，把沟通重点从“指责”转到“解决问题”上，既能保住对方的尊严，又能高效解决问题。说到底，语气和态度往往比内容还重要，保持尊重、抱着解决问题的心态，才能化解潜在的矛盾。
