先说邮件主题，这是别人第一眼看到的，必须简洁明了，一眼就知道你要说啥。比如写“9月市场活动安排”“三季度销售数据反馈”就挺好，别用“一件事”“请查收”这种模糊的标题，显得不正式不说，还可能被当成垃圾邮件忽略掉。
称呼和问候也得注意礼仪。对领导或客户，用“尊敬的某某总/经理，您好”就很得体；跟同事之间可以随便点，但基本礼貌不能少，别用太随意的昵称。邮件开头最好加句问候，结尾也可以用“祝工作顺利”“感谢您的支持”收尾，这样显得结构完整，语气也亲切。
正文部分要简洁，重点得突出。尽量用短句把意思说明白，要是内容多，就分段或者分点说，关键信息可以加粗，但别搞太多花里胡哨的格式，比如用好多颜色、特殊字体，反而影响阅读。
加附件的时候，文件名一定要清楚，像“2025年度培训计划-V2”就不错，别用“新建文档”或者没名字的文件。正文里最好也提一嘴附件内容，比如“详细数据在附件表格里”，如果有好几个版本或者改了重要内容，也顺便说下，免得对方搞混。
邮件签名是体现身份的，建议写上姓名、职位、部门、公司和联系电话，格式统一，别太长，一般四行以内就够了。签名太啰嗦，反而显得不专业。
发邮件还有些常见错误要避开。比如语气太随便或者太生硬，用一堆网络用语、表情符号，或者打好多感叹号，都会让人觉得你不专业。另外，群发和抄送要特别小心，别把无关的人加进去，抄送的时候也得按职级顺序来，不然容易引起误会。
如果涉及敏感或机密信息，最好用更安全的方式传；实在要发邮件，就得标清楚“保密”，也别转发没经过授权的文件，或者涉及别人隐私的内容。
邮件的格式和语言也能体现专业度。发之前一定要检查，看看有没有错别字、语病，排版要整齐，段落分明，用常规的字体和字号。重要的邮件，尽量24小时内回复，就算没法马上处理，也得跟对方说下进度，别只回个“收到”就没下文了——多解释两句，能让人觉得你有责任心，也懂协作。
要是有特别急的事，可以在主题里标“紧急”，但别乱用，不然以后真急的事别人也不当回事了。平时也要养成整理邮箱的习惯，定期归档、清理邮件，出差或休假时设个自动回复，这些小细节都能提高沟通效率。
其实邮件不只是传信息的工具，也是你职业形象的一部分。写邮件时多注意规范和得体，能帮你在职场里建立信任，减少误会，工作推进起来也会更顺利。
