邮件的开头就像见面时的第一印象，“您好”这个简单的问候，远比冷冰冰的“致相关人士”来得温暖。如果知道对方姓名，用上恰当的称呼会立即拉近距离。即便是群发邮件，“各位同事”这样的开头也比直接进入正文更显诚意。
正文部分是邮件的核心，把需要表达的内容分成几个小段落，每段说清楚一个意思，这样读起来轻松，理解起来也容易。试着多用“我们”而不是“你”，用“可以”代替“必须”，这样的用词让对方更愿意配合。比如把“你今天必须完成”改成“我们今天一起把这件事处理好”，效果就大不相同。
语言的温度往往体现在细节中，“收到请立即回复”听着像命令，而“期待您的宝贵意见”就显得尊重很多。“逾期未交将视为放弃”可以说成“如果需要更多时间请告诉我”，既传达了相同的信息，又体现了理解与包容。
适当加入人性化的表达能让邮件增色不少，开头问候一下近况，结尾祝福周末愉快，这些细微的关怀就像冬日里的一杯热茶，让整封邮件都带着温度。当然，这些问候要自然流露，过分刻意的关心反而显得生硬。
写邮件不必像写公文那样刻板，用平时说话的语气来表达专业内容，既清晰又亲切。“我们一起来看看这个方案”就比“现将方案汇报如下”更接地气。重要的是把事情说清楚，同时让对方读着舒服。
结尾处记得留下完整的联系信息，这是专业度的基本要求。在落款前加上“期待合作”或“随时联系”这样的话，能让对方感受到你的真诚。如果有附件，不要只是简单写上“见附件”，稍作说明会让查阅更方便。
不同的收件人需要不同的语气，给熟悉的同事可以轻松些，给上级或客户则要更庄重。这就像日常交流，对什么人说什么话，分寸感特别重要。
追求亲切的同时，必须守住专业的底线。网络流行语、过多表情符号还是留在私人聊天里比较好。工作邮件终究是正式沟通，太过随意反而会适得其反。
写好一封邮件，关键在于把握好分寸，太生硬让人不愿接近，太随便又显得不够可靠。
用心写的邮件，对方是能感受到的。毕竟在忙碌的工作中，谁都希望收到既专业又带着温度的邮件，而不是冷冰冰的工作指令。
