找其他部门的同事商量事，直接跑过去或者突然打个电话，看起来挺快，但有时候效果并不好。大家手头都有自己的活儿，可能正在忙一件需要专心的事。你突然出现，对方其实挺为难的，放下手里的事吧，怕耽误进度；不放下吧，又显得不帮你。所以，提前打个招呼约个时间，是个特别显好的习惯。
为什么要约呢？说白了，就是换个位子想想。你也不喜欢正埋头写东西的时候，被人打断思路吧。约时间，是把选择权给了对方，让他能安排开手头的事，安安稳稳地跟你聊。这样他也有准备，能给你更清楚的答复，对两边都省时间。
不约就去的麻烦，你可能也遇见过。对方可能正准备开会，或者赶一个很急的活儿，你的出现会让他心里一沉。就算勉强接待你，效果也往往打折扣，他着急，你也问不踏实，最后可能还得再来一次。本来想省事，结果更费事了。
其实预约挺简单的。发条消息就行，关键是说清楚事由，并且给出选择。比如你可以说：“XX老师好，我是XX部的XX。关于下季度客户活动的场地需求，有几个具体问题想跟您碰一下，大概二十分钟。您看周三下午两点，或者周四上午十点，哪个时间您比较方便？” 这么一说，对方一目了然，安排起来也容易。这种有条有理的沟通方式，一开始就让人心里舒坦。
这么做时间长了你就知道了，其他部门的同事会觉得你办事周到，懂得尊重别人的安排。以后你再找他们合作，他们会更愿意配合，因为知道跟你打交道不折腾，效率高。
真有火烧眉毛的急事例外，万一遇到这种情况，开口第一句先道歉并说明紧迫性。比如可以说：“XX，实在不好意思突然找你，服务器现在出了个紧急问题，需要立刻查一下你部门的访问记录，能麻烦你现在帮忙看一下吗？” 对于真正的急事，大家通常都能理解。
养成约时间的习惯，其实是在维护一种职场上的默契。它让跨部门的合作少一些仓促和打扰，多一些从容和效率。当你总是这样为别人考虑的时候，你也正在成为一个更受欢迎的合作伙伴。
