在日常工作中，我们不断将各类文件存入团队的云存储空间。这些文件如同不断添置的物件，起初整齐有序，时间久了便可能层层叠叠。云空间渐渐充盈，寻找所需文件时越发费力。定期花些时间整理这些线上存储，将不再需要的部分移出，不仅能腾出空间，更能让重要的信息始终清晰可见，随时能为工作提供支持。
文件不断累积首先影响查找效率，当需要一份过往资料时，可能要在众多命名相近的文件夹里反复翻寻，面对一连串“最终版”和“修订稿”而感到困惑。这种混乱消耗的不仅是时间，还有工作的专注度。
清理文件也是梳理工作进程的一种方式，许多文件只在特定阶段有用，比如初稿草拟、过程记录或已被替代的旧方案。这些内容完成使命后，若继续留在常用空间里，便会成为干扰。定期的整理，是对工作的一次回顾与沉淀，让那些真正有价值的成果得以凸显。
判断哪些文件可以清理，可以依据一些常见的线索。已经明确过期或失效的临时文件，被新版完全替代的早期草案，与最终成果无关的中间记录，还有那些自己也无法辨认内容的文件，通常都可以考虑移出。对于不确定是否仍有用的材料，可以建立一个单独的“归档区”集中存放，使其不影响日常空间的清爽。
不必等到空间完全饱和才开始，那样会显得格外费力。可以在每个季度或重大项目结束后，安排一小段专门时间进行整理。这样做，清理就会成为工作流程中一个自然而然的环节，而非额外的负担。
若是涉及多人共用的文件夹，提前沟通能避免误会。在移动或删除批量文件前，可以发送一条简短的说明：“我将整理XX文件夹中XX日期前的文件，各位如有需要保留的特定内容，请在近日告知。”这种协作式的整理，体现了对他人工作痕迹的尊重。
开始整理，可以从你自己的专属文件夹入手。将已经完结的项目资料妥善归档，移除无用的草稿。随后，逐步整理你所负责的共享区域。
每一次的删除与归档，不仅释放了存储空间，也是在为你和团队梳理出更为明晰的工作路径。
