其实啊，开口之前，不妨先站在对方的角度想想。他可能确实是遇到了难处，或者忙晕了头，才找到你。理解这一点，你说话的语气自然会软下来，咱的目标是把事沟通清楚，不是把关系搞僵。
回应的第一步，是先给对方递个“理解”的台阶。你可以说：“这事儿是挺急的，我明白。”或者：“看你最近忙得团团转，辛苦了。”就这么简单一句，对方就会感觉被体谅了，后面的对话气氛会平和很多。
然后呢，很自然地讲讲你眼下的状况。重点是说清楚你的“实际情况”，而不是强调“该不该你做”。比如：“真不巧，我这周都在赶XX项目的报告，日程卡得特别死。”或者：“我主要负责的是客户对接，系统后台的操作权限我真没有，流程也不熟。”这么一说，对方就知道你是客观上有困难，而不是主观上不想帮忙。
光说困难还不够，最好能指条路。这表明你虽然不能直接接手，但真心想帮他把问题解决了。比如：“这个我真不太懂，不过我记得XX之前处理过类似的事，你要不要问问他？”或者：“建议你直接联系XX部的XX，这是她的专项，她处理起来最快了。”从“做事的人”变成“指路的人”，你一样很有价值。
如果找你的是领导，或者事情确实关系到整个团队，那咱的回应就得更有弹性。可以这么说：“领导，我手上这个方案今天下班前必须发出去。等我确保这个完成后，如果还有时间，我马上过来支援。”这样既保证了本职工作的优先级，也体现了你的大局观。
说话时的态度，往往比具体说什么还关键。带着真诚、甚至有点抱歉的表情说“这回实在赶不及，真不好意思”，效果远比冷冰冰地说一句“这不归我管”要好得多。
下次顺手帮同事带杯咖啡，或者在他忙的时候主动搭把手。这些小事能让对方感觉到，你上次拒绝的是那件具体的事，而不是把他这个人推远了。
好的职场关系，应该允许我们既热情互助，也坦诚地照顾好自己那一亩三分地。当你用尊重、透明又乐于助人的方式表达时，你不仅保护了自己的精力，也会赢得别人长久的尊重。
