在线上协作中，我们创建和共享的文档数量日益增多。这些文件散落在各自的存储空间里，如同一个不断膨胀的图书馆。如果每份文档的名字只是随意而起，比如“新建文档”、“会议记录”或“方案修改”，那么寻找一份特定文件就会变得像大海捞针。
当同事需要查阅你负责的某份资料时，一个模糊的标题会迫使他打开好几份文件进行确认，或者不得不发消息向你询问。而一个包含关键信息的标题，比如“XX项目市场调研报告——XX——XX月版”，能让对方一眼识别，直接取用。
随着时间推移，你会积累大量文件。规范的名称能帮助你快速回顾和定位。试想，半年后你需要参考某个项目的初期思路，是更容易从“项目A-初步构想-三月讨论”中找到，还是从一堆名为“想法1”、“想法2”的文件中筛选出来，前者让你对自己的工作脉络一目了然。
那么，怎样的命名可以称得上规范？一个实用的方法是包含几个核心要素，核心内容、责任人或部门、日期或版本。顺序可以团队内部协商一致，关键在于大家共同遵守同一种逻辑。比如“XX产品需求说明书-XX部-XX年XX月修订”，这个名称就清晰传达了文件是什么、谁主要相关、以及它的时间版本。
团队可以约定一个简单的命名结构，比如“项目名-文件内容-创建人-日期”。当每个人都遵循这个结构，团队的文档库就会自然形成秩序。新成员也能很快适应，并根据名称准确理解文件背景。
在创建文件的起点就赋予好名字，是一个值得培养的起点习惯。不要打算“先随便写写，完稿再改名”，因为忙碌中很容易遗忘。好的开始是成功的一半，一个规范的名字从一开始就为这份文件奠定了清晰的坐标。
对于文件夹的命名和层级设计，逻辑应同样清晰。文件夹名称应能概括其下所有文件的共性，层级不宜过深，避免文件被“藏”在层层目录之中。
每一次认真命名，都是在为你和团队构建一个更智慧、更高效的数字工作环境。当寻找文件不再是一种负担，你们便能将更多的心力，专注于创造本身。
