现实情况是，会议材料常常被搁置一旁。很多人直到会议开始前几分钟，甚至主持人发言时，才匆忙点开文件扫上几眼。面对陌生的数据和陌生的议题，人很难迅速理解核心，更谈不上形成自己的见解。于是整个会议期间，只能被动地听着别人的发言，试图从只言片语中拼凑全貌，这种滞后的理解使参与感变得很弱，也难以为讨论贡献实质内容。
提前阅读的益处是直接而具体的，它首先给了自己消化和理解的时间。复杂的项目说明，需要厘清的数据报表，这些内容在安静的环境中独自阅读，比在会议现场边听边看更容易进入脑海。读懂材料是形成想法的基础，知道了背景、目标与困难，自然就会产生一些初步的看法，这个方案的优势在哪里，可能的风险是什么，还有哪些信息不太清楚。这些零散的思考，便是后续讨论中可以发出的声音。
带着想法来，意味着参与质量的提升。会议不再是单向的信息传递，而是思想的交流与碰撞。你能在别人提到某个环节时，立刻理解其上下文，并提出一个相关的问题。你能在讨论陷入僵局时，基于之前的思考提供一个可行的角度。你的发言将建立在材料事实之上，显得更有根据，也更容易被他人认真对待。这种有准备的互动，能让讨论更快地走向深入。
阅读材料时，可以随手在空白处或笔记中记下三个要点，我最认同的部分是什么，最大的疑问是什么，是否有其他可能的路径。不需要成型的答案，几个关键词式的记录就足够了。这相当于为自己的思路设置了几个要点，在会议讨论到相关部分时，这些要点能帮你迅速组织语言，表达看法。
每个人都带着背景知识入场，主持人无需花费大量时间重复基础信息，可以直接切入分析建议环节。讨论因为有了前期的思考准备，更容易触及问题实质，也更容易汇聚共识。会议的时间得以用在最需要集体智慧的地方，而不是消耗在基础知识的同步上。
当每个人都能在会议中贡献经过思考的意见，讨论便会真正产生价值，会议也就不再是日程表上的一项待办任务，而是推动工作向前的重要节点。这份由准备带来的清晰与从容，最终会让每一次聚集都更有成效。
