在会议进行的过程当中，紧扣既定的议题进行交流是保证效率的关键。临时提出议程之外的话题，常常会让原本有序的讨论失去方向。与会者需要重新调整思路来理解新的内容，而会议的核心目标则在这个过程当中被模糊。
会前确定的会议议程，是所有参与者对会议内容与时间达成的一种共同约定。它明确了这次集合需要完成的具体任务。临时加入一些与工作无关的话题，即便内容本身有价值，也单方面改变了这个基本的约定。正在发言的同事的思路也会被打断，其他与会者的注意力也会被分散。更实际的影响是，原计划讨论的重点事项可能因为时间不够而无法继续深入讨论，会议的实际收获因此也大打折扣。
在实际场景当中，额外话题的提出有时源于一个临时的联想，有时出于对另一件事的急切关注。但会议是一个需要大家协同推进的公开场合，一个人的临时提议，需要集体花费时间来理解和回应。这常常导致正在进行的深入讨论被迫中断，后续议题的时间也会被压缩。对于那些为既定议程做了认真准备的同事而言，这也可能影响其准备的实际效用。
维持讨论的焦点需要与会者的共同意识，如果确实产生了重要但与当前议题关联较弱的一个新想法，更恰当的方式是将其简要记录下来。可以在会议最后预留的开放环节提出来，或者在会后通过专门渠道进行沟通。直接在核心讨论中插入全新话题，通常会影响整体的推进节奏。
会议主持者在此过程当中可以适当发挥引导作用，当讨论出现偏离迹象的时候，可以友好地提醒当前的核心议题，或将临时提出的问题记录在侧，建议后续安排时间专门进行深入讨论。这样既照顾了提出者的关切，也维护了会议议程的有效执行。
遵循会议议程开展讨论，体现出对与会者时间和共同目标的尊重。它让每个人都能带着清晰的预期参与，也能带着明确的结论离开。这种高效、聚焦的会议体验，有助于在团队中建立起务实协作的氛围，让集体讨论真正成为解决问题、推动工作的有效方式。
