在会议中，沉默的同事与侃侃而谈的同事往往同时存在。这种失衡不仅让讨论变得片面，更可能埋没那些未曾说出口的重要想法。作为会议的组织者或参与者，我们需要一些方法来协调不同的表达习惯，让会议真正成为汇聚集体智慧的地方，而不是少数人的舞台。
面对会议上习惯安静的同事，直接的提问有时会让他们感到局促，更好的方式是创造轻松的表达机会。可以在讨论复杂问题时，建议大家一起花一分钟简要写下核心观点，这为需要时间组织的同事提供了缓冲。发言时，主持人可以有意识地将具体问题引向安静的区域，比如：“关于这个流程的后期维护，实际操作的小组有没有特别需要注意的细节？” 具体的问题比泛泛而谈更容易回答。有时，在会议结束后的一句私下询问，比如“刚才你提到的那一点我很感兴趣”，往往能收获他们在公开场合未表达的深入思考。
对于那些发言非常积极、常常主导话题的同事，首先要肯定他们的热情。他们的能量是会议的宝贵资源，只需要稍加引导。可以在会议开始时以轻松口吻约定：“今天时间紧，咱们尽量每次发言精炼些，控制在两三分钟，让更多想法冒出来。” 这用共同规则代替了个人提醒。当他们不自觉打断别人时，温和地插话：“这个角度很好，咱们先让XX把话说完，马上接着听你的分析。” 这既保护了被打断者，也给予了主导者尊重。更巧妙的方法是，赋予他们一个总结或记录的角色，将他们的表达欲转化为梳理会议脉络的建设性力量。
要让会议始终保持良好的氛围，关键在于习惯的养成。提前分享议程能让所有人，尤其是需要准备的同事，带着思考前来。主持人应当像乐队的指挥，有意识地将“话筒”传递给不同声部的人。在总结时，特意感谢那些提供了不同视角的发言，无论其来自谁，这能让所有人感到自己的贡献被看见。
一场有效的会议，最终是让每个参与者感到自己的声音被倾听、被尊重。这不是为了表面和谐，而是为了做出更周全的决策，并让团队在每一次交流中建立更坚实的信任。当每个人都能自然地贡献想法时，会议的真正价值便实现了。
