温度与光线的调节是基础却也是容易被忽视的细节，夏季室温保持在24-26度，冬季20-22度最为适宜。窗帘的开合要恰到好处，既要保证自然采光，又要避免阳光直射。
除了常规的纸笔外，应当根据不同客户的行业特点准备相应的辅助材料。比如面对技术团队，可以准备白板和多种颜色的记号笔；若是创意讨论，便利贴和思维导图模板可能会更受欢迎。
除了常规的茶水咖啡外，建议准备瓶装水、果汁等无咖啡因饮品。茶具要清洁无渍，咖啡应当现磨。特别要注意准备一些茶点，但避免气味过重的食物。
根据与会人数选择圆桌或长桌布局，确保每个人都能舒适就座且视线无阻。座位之间保持适当距离，既不过分疏远也不显拥挤。提前调试座椅高度，确保所有参会者都能以舒适的姿态参与讨论。
投影仪要提前测试清晰度和焦距，音响系统要确保音量适中无杂音。网络连接需稳定快速，视频会议设备要反复检查。建议准备各种转接头，以应对客户可能使用的不同设备。这些技术细节的完善，体现的是专业的态度。
除了必要的会议议程，还可以准备公司介绍、产品手册等辅助材料。所有文件应当装订整齐，按使用顺序摆放。建议使用活页夹而非钉装，方便客户翻阅。
绿植的摆放能增添生机，但不宜过多。墙上的装饰画要选择中性题材，避免引起争议。会议桌上的摆设要简洁整齐，除必要物品外不放置杂物。整个空间要给人专业、整洁、舒适的视觉感受。
充电宝、纸巾、便签纸这些看似不起眼的小物件，在需要时却能发挥大作用。建议准备一个应急箱，内含针线包、常用药品、手机数据线等物品，以备不时之需。
最后，别忘了在会议室入口处设置清晰的指引标识。如果是大型会议，建议安排专人引导。会议开始前十分钟，最后检查一遍所有设备是否正常运转，茶水温度是否适宜。这些细节的完善，能让客户感受到无微不至的关怀。
当客户在舒适的环境中畅所欲言，在完善的设施支持下高效沟通，这样的会谈已经成功了一半。
