初次见面时，使用职务加上姓氏是最得体的方式。比如"XX总"、"XX主任"这样的称呼既显得正式，又表达了对对方的尊重。即使对方表现得比较随和，在商务场合保持适当的正式感仍然是必要的。特别是面对年长者或职位较高的客户，这样的称呼方式更为妥当。
随着交往次数的增多，可以观察对方的反应来调整称呼。如果客户主动提出"叫我名字就可以"，或者通过邮件、微信等交流中表现出比较随意的风格，这时可以逐渐改用更亲切的称呼。
要注意观察客户在与其他人的交往中如何使用称呼，有些人比较在意职级称谓，有些人则更喜欢轻松自然的相处方式。
当不确定该如何称呼时，选择更正式的方式总是比较稳妥。即便对方觉得太过客气，也能理解这是出于尊重。反之，如果贸然使用过于随意的称呼，可能会让对方感到不适。
遇到客户身兼多个职务时，要根据场合选择最恰当的称呼。如果对方既是公司负责人又有专业职称，在商务洽谈中使用企业职务，在技术交流时使用专业头衔，这样更能体现对客户专业背景的尊重。
无论选择哪种称呼，都要确保准确无误。如果对客户的职务或姓名发音不太确定，可以在初次见面时礼貌地请教："请问这个职务我应该怎么称呼比较合适？"这样的态度反而会赢得客户的好感。
在团队协作时，成员之间对客户的称呼最好保持一致。如果团队中有人用正式称呼，有人用随意称呼，会给客户留下不够专业的印象。可以在见客户前，团队成员就先商定好统一的称呼方式。
书面往来中的称呼也需要留意，虽然邮件往来不如见面正式，但开头的称呼仍应保持得体。可以参照对方来信中的称呼方式，或继续使用较为正式的称谓，直到对方明确表示可以改变。
有时会遇到客户没有明确职务的情况，这时可以使用"先生"、"女士"这样的通用尊称，或根据对方的专业背景使用"老师"、"博士"等称呼。
恰当的称呼有助于建立良好的沟通基础，它既是对客户身份的认可，也是自身专业素养的体现。把握好这个细节，让每次称呼都成为增进彼此了解的机会。
