你有没有参加过这样的跨部门会议，大家讨论得挺热烈，点子一个接一个，可到了要定方案、分任务的时候，气氛就微妙起来。有人开始说“这个我得回去请示一下”，有人说“这个部分我得问问我们领导的意思”。一场会开完，好像什么都谈了，又好像什么都没定下来，后面接着又是一轮又一轮的沟通。
派一个做不了主的人去开会，就像派一名士兵去参加一场需要签订条约的谈判。他可以传达信息、陈述现状，但一旦涉及到“行”或“不行”、“能”或“不能”的关键决定，他就只能卡在那里。会议自然陷入僵局，或者变成一场漫长的信息中转站，真正要解决的阻塞纹丝不动。
相反，如果双方派出的都是能为自己部门拿主意的人，会议的效率会完全不同。当一个问题被抛出来，有授权的人可以现场权衡利弊，给出明确的回应：“这个需求我们可以支持，具体让XX对接”；“那个时间点我们目前有困难，但可以调整到XX前完成”。会议结束时，行动项、负责人、时间点都是清晰的，散会就能立刻动起来。
这不仅仅是快慢的问题，更是一种互相尊重的态度。派能决策的人来，意味着你们部门对这次合作是认真的，是带着解决问题的诚意来的。对方也能感受到这份重视，更愿意以同样的诚意进行协作。如果每次都让对方面对一个只能传话的“二传手”，对方的热情很快就会被消耗殆尽，因为他们会觉得自己的时间没有被认真对待。
当然，不是所有会都需要部门最大领导出席。关键是派去的人，权力要和会议要讨论的事情匹配。讨论技术方案，一位资深工程师可能比一位总监更有决定权；讨论预算和资源，就必须有一位能调动资源的负责人到场。
所以，下次发起或参加一个跨部门会议前，可以先想想，今天要谈的事情，到底需要定下什么，谁在场，这些决定才能真正落地。也许在发会议邀请时，就可以友好地附上一句：“为使讨论更高效，建议邀请能在相关领域做决策的同事一同参与哦。”
当会议桌上坐的都是能推动事情的人，会议就从“议论场”变成了“推进器”。它节省的是所有人最宝贵的时间，提升的是整个团队的信任感和协作的畅快感。
