写跨部门协作的邮件，心里常常会有点打鼓。事情顺利还好说，一旦出了岔子，很容易变成邮件里明明写了怎么还出错的相互拉扯。其实，一封考虑周到的邮件，完全可以成为你的工作记录仪，既推动事情，也保护自己。
邮件的标题，是别人对这事的第一印象，别用重要通知或请协助这样模糊的话。试试更具体的，比如“关于XX项目宣传素材提交的确认，涉及XX部与XX部”。好的标题能让对方立刻知道这件事跟自己有什么关系，大概需要投入多少精力。
开头不用绕弯子，在简单的问候之后，直接说明这封邮件的来由和目的。比如“根据昨天项目协调会咱们讨论的结果，我把接下来需要两边团队配合的具体任务和时间点梳理了一下，请大家确认。”这句话很重要，它表明这封邮件不是你的个人想法，而是对一次正式共识的延续和确认，为后面的内容奠定了基础。
有句话叫丑话说在前头，在邮件里这叫专业。如果某项工作的前提条件很重要，一定要写进去。你可以这样说“需要特别提醒的是，以上所有安排都基于活动场地能在XX月XX日之前获批这个前提。如果这个条件有变化，请立刻告知，我们需要一起重新调整时间表。”这不是推卸责任，而是把风险和假设摊开来讲，体现的是周全，而不是甩锅。
邮件的结尾，别用请知悉这种被动的话。推动事情的关键，是设计一个简单的确认动作。你可以这样写“以上是我们根据目前讨论整理出的方案。如果贵部门在XX前没有提出修改意见，我们将视为方案得到确认，并按照这个计划推进。如果有任何调整建议，请务必书面回复指出具体条目，方便我们快速跟进。”这样就给了对方确认或反馈的责任，避免了日后的扯皮。
如果事情比较重要，或者涉及资源承诺，记得把双方共同的上级或项目负责人抄送上。这不是打小报告，而是让关键决策在阳光下进行，相当于请一位公证人。大家知道有第三方看着，对待起来自然会更加认真。
写一封稳妥的跨部门邮件，花的时间可能稍多一点，但它换来的是清晰的协作和安心的保障。这样的邮件，推动的是工作，积累的是信任。
