一封让人舒服的邮件，最好能让人一眼抓住重点。想想你自己收到邮件的样子，是不是经常先扫一眼标题和开头。所以，标题千万别随便写个“更新”或者“请教”，它得像一个清楚的路牌。比如“请审阅：XX项目XX月进度报告”，或者“关于明天下午会议材料的确认”，这样对方还没点开就知道是什么事了。开头的第一句话，也别绕圈子，直接说目的就好：“这封邮件是想请您确认一下最终数据”，或者“您要的资料在附件里，请查收”。省掉客套的寒暄，直奔主题，对方反而会觉得你利落、有效率。
写正文的时候，多站在读的人那边想想。如果事情有好几层，就自然地分分段，别堆成一座密密麻麻的字山。用短句子，一点一点说清楚。你想想，对方可能在忙，或者正用手机看邮件，清爽的排版看着不累心。说事情要具体，避免用“尽快”、“相关文件”这种模糊词。“请在明天下午XX点前反馈”和“具体文件是附件里的XX”，这样别人一眼就知道该做什么、怎么做，不用猜。
写完以后，别急着发出去。自己小声读一遍，假装你就是收件人。看看有没有哪句话显得有点生硬，或者会不会让人产生别的理解，那些只有你们小组内部才懂的简称，别人能看懂吗，就这么读一遍，往往就能发现几个可以调得更顺口、更明白的地方。
写说明文档也是一个道理，它的目标就是让人能看懂、能照着做。动笔前先琢磨一下，这是写给谁看的，是个新手，还是已经熟悉背景的同事。用他们能听懂的话，打个他们熟悉的比方，效果比讲一堆大道理好得多。如果是操作步骤，就拆得细细的，一步一步来，确保就算是个完全的新手，按着做也不会卡住。
能把邮件和说明写清楚，里面藏着一份体贴。它意味着你心里装着那个要读它的人，希望对方能轻松、准确地理解你的意思。坚持这么做，大家自然会觉得你做事靠谱、思路清晰，跟你合作起来特别顺畅。毕竟，谁不喜欢和一点就通、一说就明的人共事呢。
花点心思把文字打磨得清晰些，那几分钟绝不是白费。它是在为你和你的伙伴们，铺一条平坦好走的沟通小路。路好走了，大家才能一起走得更快、更远。
