职场里难免遇到突发状况，需要临时取消已经约好的会议。很多人简单发一句会议取消，容易让对方措手不及，打乱原本的日程安排。临时取消会议的通知，重点不是简单告知结果，而是表达歉意，说清原因，同时快速敲定后续安排，尽量降低给别人带来的时间损耗，维持协作的好感。
通知一定要尽早发出，越临时，越建议优先简短消息通知，后续再文字留档。如果距离会议开始只剩很短时间，只发消息可能来不及看到，可以先打电话或者语音简单说明情况，紧跟着再发送文字消息确认，避免对方已经动身或是放下手头工作等候。通知的开头先主动表达歉意，毕竟对方已经预留出这段时间，临时变动会打乱原本计划，简单一句抱歉，能减少对方的负面感受。
说明原因的时候不用长篇大论，客观简要描述就好，不必过度解释细节，更不要编造理由。可以说临时有紧急事项需要处理，或是突发业务问题要优先协调，不用把内部复杂矛盾全盘托出。重点要区分清楚，是单纯延后，还是直接取消本次会议。如果只是延期，最好同步给出两个备选时间段，方便对方挑选，减少来回沟通的次数。若是直接取消，也要说明本次会议的议题后续怎么处理，是改用文档同步，还是择期再重新约。
通知内容里，顺带交代会议相关材料。如果之前已经提前发过资料，可以告知对方资料依旧可以先行查阅；本次需要讨论的事项，也可以说明是否可以线上简短沟通，或是通过文字先行交换意见，不让前期准备全部白费。同时可以主动询问对方的时间情况，表达尊重，让对方感受到你考虑到了他的日程安排。
还要留意沟通上的小细节，发送对象要覆盖所有参会人，不要漏掉参会的同事或者外部对接伙伴。消息标题或者开头直接点明会议取消，方便对方快速抓取信息。语气保持平和，不要显得理所当然。如果是跨部门或者对接外部合作方，措辞可以更正式一点；内部熟悉同事，简洁礼貌即可，不用过于繁琐。
也要避开容易减分的做法，不要临近会议几分钟才通知，除非是完全无法预判的紧急事件；不要只通知其中一位对接人，让其他人空等；不要取消之后就搁置议题，长时间不跟进，容易耽误项目进度。临时取消会议本质是一次意外变动，诚恳致歉、讲清安排、做好后续衔接，就能最大程度降低对他人的影响，不会因为这件小事影响彼此的协作关系。
