给同事的邮件主题往往简明扼要，"会议提醒"或"资料分享"就行了。但给领导的邮件主题则需要更加周全，"关于XX报告的呈报及下一步工作建议"这样的表述更能体现思考的完整性。
同事之间可以用"XX经理"或直接称呼英文名，但给领导的邮件必须使用规范的职务称谓，"XX总"或"XX总监"这样的称呼既得体又恰当。即便平时与领导相处融洽，在正式邮件中仍需保持适当的礼节。
给同事发邮件可以开门见山，直奔主题。但给领导的邮件最好先有个自然的过渡，"就XX事项向您汇报"或"冒昧打扰，有一事相商"这样的开场显得更为稳妥。若是请示工作，可以说"关于XX工作，特向您请示"；若是汇报进展，可以用"现将近期工作完成情况向您报告"。
给同事的邮件可以用"麻烦帮忙""多谢"等日常用语，但给领导的邮件措辞要更加考究，"恳请指导""承蒙关照"等表达会更显尊重。在提出建议时，给同事可以直截了当，而给领导则需要更多谦逊的表述，比如"不成熟的想法，还请您指正"或"几点浅见，供您参考"。
内容的侧重点也各有不同，给同事的邮件通常聚焦具体事务的协调，可以深入讨论执行细节。而给领导的邮件则需要更多全局考量，突出核心问题、关键数据和解决方案。考虑到领导工作繁忙，邮件内容要力求精炼，重点突出。
附件的处理也值得留意，给同事发附件时，简单说明"详见附件"即可。但在给领导的邮件中，最好对附件内容做个提要，"附件包含三部分内容，一是XX，二是XX，三是XX"，这样的说明能帮助领导快速掌握要点。
时间的表达也需要特别注意，给同事的邮件可以说"尽快处理"，但给领导的邮件最好给出明确的时间节点，"如能在XX前给予指导"或"预计XX完成第一阶段工作"，这样具体的表述更显周到。
结尾的写法也各有特点，给同事的邮件可以用"谢谢""辛苦"等日常用语收尾。而给领导的邮件则需要更得体的结束语，"敬请批示""恭请阅示"等都是恰当的选择。同时记得在结尾处再次注明姓名和部门，方便领导回复。
无论是给领导还是同事写邮件，最重要的是站在对方的角度思考，用最合适的方式传递信息，这样才能建立融洽的工作关系，推动事务顺利开展。
