通常来说，邮件发出后的第二个工作日提醒比较合适。比如周一发的邮件，周三上午跟进正合适。这个时间间隔既给了对方处理的时间，又不会让事情被完全忘记。要是特别紧急的事，至少也得隔上一个工作日再提醒。
提醒的方式很有讲究，直接打电话过去可能打扰人家工作，把原邮件再发一遍又显得不太聪明。最好的办法是写封新邮件，在标题里轻轻带一句"提醒"，内容一定要客气。
"您好，关于周二发给您的那份方案，不知您是否得空看过？"这样的话既说明了来意，又留足了余地。千万别用"怎么还没回"或者"请马上查看"这种硬邦邦的话，听着就让人不舒服。
有时候邮件可能被归到垃圾箱里了，或者被系统过滤掉。要是事情比较重要，可以发个即时消息温和地提醒一句："方便的时候请看看邮箱，有封关于XX项目进度的邮件需要您过目。"这样的提醒更显体贴。
要是事情真的特别着急，直接打电话也行。记得先问对方现在是否方便说话，然后简单说明情况："不好意思打扰您，有封关于明天会议的邮件可能需要您尽快处理。"这样既高效又显得诚恳。
同一封邮件别催太多次，通常提醒一次后，可以再等一两个工作日。要是还没回音，也许该换个联系方式，或者请熟悉的同事帮忙转达一下。
对不同的人要用不同的提醒方式，提醒上司时要特别注意语气，表现出尊重；提醒同事可以直接些，但礼貌不能少；提醒客户则需要更周到，最好多提供几个解决方案。
提醒的时候注意措辞，"催""急""尽快"这些词能不用就不用，换成"方便时""如果您有时间""期待您的指点"这样温和的表达会更合适。
如果邮件里有些需要对方修改的内容，提醒时可以主动表示："如果需要我补充什么材料，随时告诉我。"这样的态度会让对方更愿意配合。
提醒的时间点也很重要，周一早上和周五下午最好别发提醒，这些时候大家通常都比较忙。工作日中间时段往往是最佳选择，对方有更充足的时间来处理。
得体的提醒不仅能推动工作进展，还能增进彼此的理解和信任。反过来，不合时宜的催促可能会破坏原本良好的关系。
我们要理解，每个人处理邮件的习惯不同。对方可能正在忙更紧急的事，或者需要时间仔细研究邮件内容。多些耐心，给足时间，往往能等到更好的回复。
