咱们得先在心里认清楚一件事，不是每个弹出来的消息，都值得你立刻放下手里的事去处理，你有权安排自己的时间和注意力。简单分一分，哪些事是真的火烧眉毛，两小时内不办就要出问题，哪些事虽然重要，但其实可以规划个时间集中处理，很多来回传递的消息，其实既不紧急也不关键，完全可以为更重要的事情让路。
给自己定个“回复时间表”挺管用的，比如，你可以试着每天只在几个固定的时间段集中处理消息，比如上午十点半、下午三点。其他时间，把那些叮叮当当的通知关掉，或者至少把电脑和手机调成静音。当然，提前跟常联系的同事打个招呼会更好，你可以很自然地说：“为了能把活儿干得更专心，我一般上下午各抽一块时间集中看消息。真有急事，您直接打我电话就行。”大家通常都能理解，因为这其实对双方效率都有好处。
在回复的时候，稍微多花半分钟，往往能省掉后面七八个来回。比如同事问“那个事你怎么看？”，如果问题有点模糊，你可以反问他：“你具体是担心进度，还是里面的数据部分？方便的话把最新背景发我一下，我一起看看，下午四点前给你个完整意见。”你这么一说，就把一个可能漫无边际的讨论，框定成了一个有明确目标和期限的有效沟通。
养成“一次性把话说完”的习惯，也能影响你周围的人。比如你发文件的时候，顺手加两句：“材料发了，重点在第二部分，标黄的是需要咱们决策的数据。有问题可以先记着，明天站会我们统一过。”你展现出有条理的沟通方式，别人跟你对接时，也会不自觉地更清晰、更完整。
至于那些纯属闲聊或者分享欲特别旺盛的消息，处理起来可以更“轻”一点。晚点再回，或者用简短但友善的话收个尾，比如：“真有意思！不过我手头这事正卡在关键处，咱们回头聊。”你回应得有多快、有多热络，其实就在告诉对方，你希望怎样的交流节奏。
最根本的还是得清楚自己今天最重要的任务是什么，每天早上花两分钟想想，今天必须拿下哪一两件事。当你心里紧紧盯着这个目标时，那些纷乱的信息流，就会自动退成背景噪音。你知道自己为什么而忙，就不会轻易被别人的“紧急”带跑了方向。
这份掌控感，不仅能帮你更高效地工作，更重要的是，它能为你赢回一片安静思考的空间。在这片空间里，你才能把那些真正重要的事情，一件一件地扎实做好。
