给客户发送资料的时候，附带的说明文字常常被忽视，很多人觉得文件发过去就完事，随便写一句资料请查收。可客户手头事情多，每天接收各类文件，如果没有清晰的引导，很容易分不清这份资料是用来做什么，重点要看哪里，甚至直接搁置，后续还要反复沟通确认，白白增加来回对接的成本。写好这段说明文字，不用堆砌华丽话术，重点是贴合客户当下的需求，信息简洁到位，读起来不费力。
动笔之前先理清发送这份资料的背景，简单交代发送缘由，不用长篇铺垫。是上次沟通之后按照客户提出的调整意见更新版本，还是提前准备好供对方内部评估参考，一句话点明来由，客户看到就能快速关联到之前聊过的内容，不用花费时间回想。如果版本有更新，一定要标注清楚改动的地方，不用逐条罗列细小修改，只说核心调整方向，比如根据上次沟通，优化了方案里的预算板块和交付周期，方便对方优先关注变动部分，不用从头对比旧版本。
接着讲清楚资料的构成和阅读建议。一份打包的文件里面常常包含好几份文档，客户拿到之后容易不知道先看哪一份。可以平实说明包里有哪些材料，各自对应的用途，哪一部分是核心内容，哪些作为补充参考。同时说清楚客户看完之后需要做什么，是抽空审阅，有想法之后随时反馈，还是约定某个时间一起沟通讨论，明确对方接下来的动作，避免双方预期错位。不确定对方什么时候方便反馈，也不用硬性定下时间，留出宽松的空间。
文字的语气保持稳重客气就好，不用过度客套。不用写很多麻烦您百忙之中抽空查看这类很重的表达，简单自然就合适。如果资料里存在暂时还没有敲定的内容，也不要刻意隐瞒，如实说明哪些部分还属于初稿，后续还可以调整，提前打好预防针，防止客户当成最终定稿，产生误解。
发送前留意几个容易踩的细节，文件名尽量规范，和文字里提到的版本保持一致。文件比较大的时候，确认链接或者附件能否正常打开，顺带提一句，如果打不开可以及时告知。同时分清抄送对象，无关人员不用一并带上，减少不必要的打扰。不要在说明里塞入大量业务细节，详细内容放在资料本身，说明文字只起到引导作用。
也需要根据客户的风格微调表达节奏。对接做事干脆的客户，文字尽量简短，直奔重点；对接比较谨慎，习惯仔细梳理内容的客户，可以稍微多一点背景说明。不要每次都复制一模一样的模板，少些千篇一律的套话，结合上一次沟通的实际情况调整，会显得更用心。
说到底，附带说明文字的目的，就是帮客户降低接收信息的成本。讲清楚这份资料的来由，标注版本变化，引导阅读顺序，明确后续对接方式。一段得体简短的说明，既能体现做事细致靠谱，也能加快整体对接节奏，减少后续反复问询，让和客户之间的沟通推进得更顺畅。
