抄送邮件看着只是简单勾选收件人，里面的分寸却很容易拿捏不好，不少人随手把相关不相关的人一股脑加上，最后反倒制造出麻烦。抄送不是让所有人都来审阅这封邮件，它更多是同步信息，方便相关人员知晓这件事，并不代表需要对方给出回复或者介入处理，先分清收件人和抄送的差别，很多问题就能避开。
收件人是需要落地这件事、给出反馈或是承担对应工作的人，抄送只是知情。如果把本该负责执行的人放进抄送栏，对方很容易误以为自己只需要看看，不会主动跟进，耽误事情推进。反过来，也不要把只是需要知情的人放在收件人里，给对方增加不必要的待办提醒。遇到需要领导把关、跨部门同事后续会对接这件事，或是出了问题需要留痕备查的时候，适合加上抄送。单纯无关的同事、高层领导，没有关联就不必随手带上。
不要习惯性全员抄送，尤其是项目群里的所有人。一封邮件里无关的人太多，大家每天收到大量消息，重要信息反而被淹没，时间久了，大家看到你的邮件只会下意识忽略。如果只是同步进度，优先选择直接对接的几位，范围尽量收窄。还有一种很常见的情况，不要拿抄送施压，明明是两个人之间可以对齐的小事，动不动就把双方领导都抄进去，这种做法很容易激化矛盾，显得处理事情没有耐心，不会先私下沟通。
写邮件之前，想一想每一个被抄送的人需要知道什么。如果只是让领导了解进展，内容写清楚现状和已经做好的安排，不用等着他回复。如果抄送别的部门同事，最好简单点明为什么让他知晓，方便对方快速判断要不要关注。回复全部的时候也要留心，不是每一次回复都需要带上全部抄送人员，只保留必须知情的那几位就够，避免邮件链条越拉越长，无关的人持续收到提醒。
还有一些细节值得留意。不要在抄送栏悄悄加人，关键沟通如果要新增抄送，最好提前简单打个招呼。不要借着邮件抄送传递情绪，不要在正文里暗含指责，指望抄送的领导评判对错。如果事情本身存在分歧，优先线下沟通达成基本共识，再发邮件留痕。另外，对外发送的邮件，一定要检查抄送名单，避免把内部人员随意加到外部抄送列表，泄露内部沟通链路。
内向或是不爱周旋的人不用把抄送想得太复杂，记住一个简单标准，每一个出现在抄送栏的人，都要有一个合理的理由。不需要他干活，也不需要他表态，只是有必要知道这件事。多余的人少放，该同步的人不漏，邮件才能发挥同步留痕的作用，而不是变成打扰别人、制造误会的源头。很多职场矛盾，源头就是一次没有多想的抄送，把握好这个边界，沟通会干净很多。
