合理的拒绝不是不合作，而是对自己手头工作负责。如果你已经满负荷运转，勉强答应下来，很可能两边都做不好。坦诚地说明情况，让对方及时另做安排，对双方都好。
当同事向你开口时，别急着说行或不行。可以先表达对他的理解：“这事确实挺要紧的。”或者简单说一句：“谢谢你愿意找我商量。”这样能让对方感到被尊重，接下来的对话气氛也会缓和很多。
接着，具体说明你目前的状况是关键。不要直接地说“我没空”，而是讲得细致一点：“真不巧，这周我都在赶那份XX，每天下午都得核对XX，实在抽不出整段时间。”或者“我手头正好有三件比较急的事，都挤在这两天要交。”你描述得越具体，对方就越能理解你的难处，而不是觉得你在敷衍。
如果对方的事情确实紧急，而你又有些余地，可以提供一个有限的帮助方案。比如：“我这两天实在没办法，要是等到周四下午之后，我可以帮你看看。”或者“这个流程我不太熟，可能帮不上核心的忙，但我记得XX部的XX比较了解，需要我帮你问问他吗？”这样既说明了你的局限，也表达了愿意支持的态度。
尽量用“我”来开头表达困难，比如“我现在的安排确实排不开”，而不是“你这件事太费时间了”。避免使用太绝对的词，像是“肯定不行”“做不到”，可以多用“暂时不太方便”“眼下有点困难”这样留有商量余地的话。
同事可能只是习惯了找你帮忙，并没意识到你已经很忙了。一次温和的沟通，反而能让双方都更清楚彼此的节奏。你可以顺便提一句：“以后要是比较急的事，方便的话提前一两天告诉我，我好看能不能提前安排时间。”这为以后的协作留出了灵活的空间。
拒绝之后，如果合适，可以在之后关心一下事情的进展。比如隔天问一句：“昨天那件事，后来处理得还顺利吗？”这个小小的举动，能让对方感觉到你的关心是真诚的，你们的关系并不会因为一次没能帮忙而受影响。
学会用尊重别人的方式保护自己的时间和精力，这不是自私，而是成熟的表现。当你能够温和而明确地表达自己的边界时，你会发现工作起来更从容，人与人之间也更容易相处得轻松、长久。
