最有效的做法，是把大家召集在一起，围坐在一起聊聊。可以从一个简单的问题开始：“为了让我们合作得更顺畅，工作起来更舒心，大家觉得我们需要约定些什么？”让每个人，无论是资深老将还是新人伙伴，都有机会说出自己的困扰和期望。
当讨论中浮现出“会议效率不高”这个问题时，不要只停留于抱怨。可以引导团队一起把它变成一条具体的规则，比如：“我们约定，每次会议都要有明确议程并提前发出；发言要聚焦主题，尽量精简。”这条规则不是任何一个人的命令，而是大家为解决共同痛点而想出的办法。
避免使用“严禁”、“必须”等生硬的词汇，多用“我们约定”、“我们希望”这样带有集体温度的表达。比如，与其说“严禁在办公室大声喧哗”，不如说“我们约定，在开放办公区接打电话时尽量轻声，为大家保持一个安静的工作环境。”前者是命令，后者是共识，感受完全不同。
先从最影响当前团队效率和氛围的两三条核心规则开始，比如，可以先共同制定关于“会议”、“沟通反馈”和“文件管理”这三方面的约定。规则太多太杂，反而会让人记不住，也难以坚持。
在规则正式确定前，可以和大家商定一个月的试行期。在这段时间里，每个人都可以感受这条规则是否真的有效，是否带来了不便。试行期结束后，再次坐在一起复盘：“这条规则对我们有帮助吗？需要怎么调整？”这让规则拥有了弹性，也体现了对每一位团队成员体验的尊重。
可以将共同商定的核心规则，用活泼的字体和设计，贴在工作区的公共区域。它不再是一份锁在抽屉里的文件，而是一个随时可见的友好提醒，默默塑造着团队的日常行为习惯。
如果你制定了“会议不迟到”的规则，那么你每一次都要准时到场。如果你要求“及时回复重要信息”，那么你也要以身作则。当你亲自示范，规则就不再是管束别人的工具，而是整个团队共同信奉的契约。
当规则源于共同的需求，当每个人在规则中既看到责任也感受到保护，这样的规则才能真正落地生根，成为支撑团队远行的坚实力量。
