邮件这事，看起来简单，写起来全是坑。坑踩多了就会发现，邮件写得清楚，后面的事就顺；邮件写得糊，后面全是扯皮。它不只是传递信息的工具，是把你脑子里的东西装进别人脑子里的桥。桥搭得好，对面的人一看就懂，立马能干活。桥搭得歪，对面看不懂，或者看岔了，后面的麻烦都得你来收拾。
写邮件之前先想一件事，对面是谁。是领导还是同事，是客户还是供应商，是熟人还是第一次打交道。不同的人，关心的东西不一样。领导想知道结果，不想看过程。同事想知道怎么配合，不想看客套。客户想知道你替他解决了什么，不想看你们内部怎么折腾。想清楚给谁看，再决定写什么。
标题是第一关，别写“关于XX事的沟通”，太糊了。直接写“请确认XX方案的截止日期”，或者“XX项目需要您提供数据”。让对方一眼就知道这封邮件跟他有什么关系，需不需要马上看。标题写明白了，人家点开的概率就大。
开头第一句，直接说事。不用“您好，冒昧打扰，有个事想请教一下”这种绕弯子的。直接写“关于XX事，需要您帮忙确认以下几点”。或者“XX项目的进度跟您同步一下”。人家时间紧，没空看你铺垫。
正文要分块写，一堆字挤在一起，看着就头疼。每件事分开，标个一二三。每件事里，先说结论，再说细节。比如“关于预算审批，需要您签字。文件在附件里，麻烦您看一下”。这样他一看就知道要干啥，不用在字堆里找重点。如果需要他回复，就把需要他回复的问题单独列出来，标清楚。
附件要说明，别光扔个附件就完了。在正文里写一句“附件是XX方案的初稿，主要改动在XX页”。他不用点开附件就知道里面是啥，点开之后也知道往哪儿看。这个细节，特别贴心。
语气要软，但事儿要硬。不是让你低三下四，是让话听着舒服。比如“麻烦您抽空看一下”比“请尽快处理”听着顺耳。比如“不知道您这边有没有其他建议”比“您看这样行不行”更给人留余地。话软了，事反而好办。
发之前检查一遍，有没有错别字，附件有没有漏，收件人有没有对。这些小事出一次错，就能把前面所有好印象抹掉。多花一分钟检查，后面能省一小时解释。
