不管你习惯用PPT，Excel或是其他办公软件，一定得给自己制定个日／周工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。针对每一项工作或任务，都要详细标注开始和截止时间，交付物是什么，需要对接的有哪些部门和同事，有什么样的KPI等等。这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始，进行中，延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。工作计划一方面帮助自己更系统地管理手头的工作，另一方面则可以在向领导汇报工作或跟同事介绍项目进展时使用。
参加会议时，我经常看到一些人从会议室外风风火火走进来，匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人，一旦被问到项目进展，就支支吾吾或语焉不详，一看就是没做什么准备工作。这样不仅让自己变得被动而尴尬，更会给参会领导留下很深的负面印象，为了避免这种情况的发生，提前做好如下准备工作，就极为重要：1、提前看看会议日程，有哪些话题和自己工作相关，并有针对性进行准备；2、是否需要对上次未完成任务进行更新？如需要，就要根据实际情况做好标注；3、是否需要提前搜集和准备相关数据，资料及文件？如需要，需提前几天甚至一周开始跟相关部门协调获取；4、是否需要提前听取有关部门意见并反馈到会议上？如需要，需提前跟这些部门交流沟通。而如果自己是会议组织者，提前做好会议准备，就更是非做不可的事情了。
如果你没做这些准备，那么在会场上自己将变得非常被动，无法说出有实质性内容的观点，对自己负责的部分进展如何也一无所知，导致在会场上呈现低质量的水平，给人留下负面印象。
而如果你是会议组织者，不能在会前明确本次会议目的，需要各成员提前准备什么内容，会开起来，大家你一言我一语，说的虽然热闹却跟会议主题无关。
会议结束的时间一到，各自散去的时候，组织者才发现这是个失败的会议，完全没有达到解决问题，推动项目的目的。
每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急，优先主次，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。因此需要学会用重要性和紧迫性，来判断工作或任务的先后顺序。即：重要性（重要vs.不重要）、紧迫性（紧急vs.不紧急）。根据这两个维度可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰地判断出来。
紧急而重要的事情一定是最有优先级，需要马上处理的。然后再依次处理紧急不重要，重要不紧急的事情，并将其放入待办事项的计划中，及时提醒和更新任务状态，就是很明智的做法了。电子邮件及微信俨然已经成为企业内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件，会议通知，讨论问题，汇报工作无一例外都是通过邮件或微信完成。然而因为对方并不可能随时在线或者随时可以作出回应，比如会议中或外出时间，就无法做到即时回复。如果此时你完全依赖邮件或微信这样的沟通渠道，不仅耽误时间，更容易产生误解，影响工作的下一步开展。比如你等待对方回复一个Yes或No，但是迟迟没有等到回复，你想当然的认为对方可能就是想说No，但是却不好意思开口或者不愿意回答，从而作出错误的判断，事后才知道对方当时电脑或手机不在手边，才没有回复。所以如遇紧急重大问题或通知，一定记得打电话或者当面和对方反复确认，确保万无一失，而不是被动地等待邮件的回复。
