应当避免使用过于花哨的字体，那些充满艺术感的书法字体或是可爱风格的字形，虽然个性鲜明，但在工作邮件中会显得不够庄重。即便是常见的宋体，在电子屏幕上的显示效果也不如微软雅黑或苹果系统默认的苹方字体来得清晰易读。
黑色或深灰色系是最稳妥的选择，这些颜色在各种设备上都能保持一致的显示效果。特别要注意红色字体的使用，在职场环境中红色往往带有警示意味，除非确实需要强调需要立即纠正的问题，否则最好不要使用。
背景色的选择更需要慎重，纯白色背景永远是最安全的选择，它能确保文字在任何设备上都清晰可辨。
下划线的使用应当适度，在电子文档中，下划线通常被理解为超链接的标识。过多使用下划线会让收件人产生困惑，反而干扰了正常阅读。如果需要强调某些内容，采用加粗的方式会更加合适，但也要注意控制加粗文字的比例。
斜体字在中文邮件中应当尽量避免，由于汉字的结构特点，斜体后的文字识别度会明显下降，特别是在长篇段落中，会给阅读带来不必要的困难。如果确实需要表达引用或备注，使用引号是更明智的选择。
字体颜色的数量需要严格控制，在一封邮件中使用超过三种颜色，就会显得杂乱无章。理想的配色方案是，主要内容使用黑色，次要信息使用深灰色，需要特别强调的部分使用深蓝色。这样的组合既层次分明，又不会显得花哨。
特殊符号的使用需要特别注意，表情符号、动画效果等装饰性元素在商务邮件中都应该避免。这些元素不仅可能因为邮件客户端的不同而显示异常，更会削弱邮件的专业感。
字体的统一性同样值得重视，建立统一的字体规范，是团队协作中不可忽视的细节。
在跨部门或跨地区的沟通中，字体和颜色的选择更需要格外留意。不同设备、不同系统对字体的渲染效果可能存在差异，而某些颜色在不同文化背景中的理解也可能不尽相同。这时，坚持使用最通用、最基础的字体和颜色配置，往往是最稳妥的做法。
与其追求视觉效果上的新奇，不如把注意力放在内容本身。当我们用最简洁明了的方式呈现最核心的内容，这样的邮件才能真正发挥其沟通价值，也最能体现发件人的专业素养。
