使用碎纸机前，先要做好文件分类。不是所有文件都需要粉碎处理，普通废纸可以回收利用，只有涉及商业秘密、客户信息、财务数据等敏感文件才需要使用碎纸机。在投入碎纸机前，建议先将文件上的订书钉、回形针等金属物品取下，这些硬物会损坏碎纸机的刀片，影响粉碎效果。
每次投入的纸张数量不能超过说明书上标注的标准容量，过度装载会导致机器卡纸，甚至烧毁电机。如果遇到较厚的纸张或文件夹，最好分批少量处理。同时，建议将文件平整地放入进纸口，避免歪斜或折叠，这样可以确保粉碎过程更加顺畅。
使用时间也需要合理安排，碎纸机属于间歇性工作设备，通常工作一段时间后就需要休息散热。如果发现机器外壳发烫或运转声音异常，应立即停止使用，让设备充分冷却。特别是在需要处理大量文件时，最好分时段进行，给机器留出必要的休息时间。
碎纸机的放置位置也值得考量，应该放在通风良好的地方，与其他办公设备保持适当距离，确保散热空间充足。周围不要堆放杂物，以免影响正常操作和散热效果。同时，碎纸机最好放置在专用区域，避免在公共通道使用，以免影响他人通行。
维护保养同样重要，要定期清理碎纸屑盒，避免碎屑堆积过满影响机器运转。如果发现刀片变钝或机器噪音变大，应及时联系专业人员维修。
特别要注意的是，不要在碎纸机运行时将手靠近进纸口。虽然现代碎纸机都有安全保护装置，但仍需保持足够的安全意识。如果发生卡纸情况，应先切断电源，再按照说明书上的指导进行清理。
不同部门可根据工作需要选择不同安全等级的碎纸机，普通行政文件可能只需要条状粉碎，而财务或人事部门的敏感文件则可能需要达到更高级别的交叉切割或微粒粉碎标准。
使用完碎纸机后要记得及时清理现场，将洒落的碎纸屑打扫干净，复位碎纸屑盒，保持工作区域的整洁。
合理使用碎纸机，既是对公司财产的爱护，也是对信息安全的负责。正确使用碎纸机不仅是技术问题，更是一种职业素养的体现。
