当在办公区第一眼发现访客时，要秉持热情友好的态度，主动上前询问。面带微笑，眼神专注地看着对方，礼貌地说：“您好，请问有什么可以帮您的吗？”这样既展现出对访客的尊重，也能迅速了解对方的来意。如果访客是前来拜访特定人员，要确认被访者的姓名、所在部门，确保信息准确无误。
在引导过程中，行走的位置和速度很有讲究。引导者应走在访客左前方1 - 1.5米处，这个距离既能让访客清晰看到引导方向，又不会显得过于疏远。步伐适中，不宜过快，以免访客跟不上节奏；也不能过慢，避免浪费时间，让访客产生等待的焦虑。同时，适时地用手势指示方向，比如“请往这边走”，手掌心向上，五指并拢，动作舒展自然，给人以专业、大方的感觉。
如果前往目的地需要经过多个区域，要适时地向访客介绍办公区的布局和功能分区。例如：“这边是我们的研发部门，许多创新产品的雏形都在这里诞生。”简单的介绍不仅能缓解访客等待时的无聊，还能让他们对公司有更直观的了解，增加对公司的好感。
当遇到楼梯或电梯时，更要注意引导礼仪。上楼梯时，引导者应走在后面，让访客走在前面，这是出于安全考虑，同时也表示对访客的尊重；下楼梯则相反，引导者走在前面，方便为访客引路。乘坐电梯时，若电梯有人值守，引导者应请访客先进先出；若无人值守，引导者要先进入电梯，按下楼层按钮，然后挡住电梯门，邀请访客进入。到达楼层后，同样按住开门按钮，让访客先走出电梯。
到达被访者办公室或会议室后，引导者要轻轻敲门，得到允许后再请访客进入。如果被访者暂时不在，要礼貌地请访客稍作等候，并提供一杯温水，缓解访客的等待情绪。同时，告知访客被访者大概的返回时间，让访客心中有数。若等待时间较长，要适时询问访客是否需要帮助，比如提供公司宣传资料以供翻阅。
办公区的访客引导工作，从最初的相遇问候，到引导途中的交流，再到最终的送达，每一个细节都不容忽视。它不仅是一种简单的指引行为，更是公司文化和员工素养的直观体现。通过专业、贴心的引导，能让访客感受到公司的热情与尊重，为后续的合作、交流打下良好的基础，在无形中提升公司的整体形象。
