会议材料的字体是否足够大，直接关系到信息能否被清晰、舒适地阅读。无论是投影在屏幕上的演示文稿，还是分发到手中的纸质文件，字号过小都会让阅读变得吃力，甚至影响对内容的理解。选择合适的字体大小，是确保信息有效传递的一个基本而重要的环节。
在实际场合中，我们常遇到这样的情形，后排的同事眯起眼睛试图辨认幻灯片上的小字，或者有人忍不住身体前倾，只为看清手中资料上的数据。这些细微的动作背后，是阅读障碍带来的额外精力消耗。当一部分注意力被迫用于分辨字形时，用于思考内容本身的注意力便相应减少了。
字号过小带来的困扰不止于此，对于视力不佳或有一定阅读障碍的同事而言，过小的字体可能使材料几乎无法使用，这无形中造成了参与的不平等。长时间注视小字还容易导致视觉疲劳，影响与会者后续的精神状态。一份本该辅助沟通的材料，反而可能成为理解与协作的屏障。
选择足够大的字号，体现的是准备者的周全考虑。在制作演示文稿时，可以尝试一个简单的方法，完成初稿后，自己坐到会议室最后一排的位置上看一看。如果标题和主要正文都能毫不费力地看清，那么这个大小很可能是合适的。对于纸质文件，通常正文使用小四号或更大的字体，能确保大多数人在正常阅读距离内看得轻松。
字体的清晰度不仅取决于大小，也与字体样式、行间距和对比度密切相关。选用笔画清晰、结构简洁的字体，避免使用过于花哨的艺术字，保证文字颜色与背景有强烈对比，适当的行间距能让段落显得疏朗，更易于视线逐行移动。
在内容编排上，秉持“少即是多”的原则也有助于提升可读性。一页幻灯片上切忌堆砌过多文字，只保留最核心的要点，将详细解释留给口头陈述。多用图表、图片来辅助说明，它们往往比大段文字更直观，也更能吸引注意力。在必须使用较多文字时，通过分段和提炼小标题来引导阅读节奏。
提前将电子版材料发给参会者，是一个贴心的做法。这样，有需要的同事可以自行在设备上调整显示大小，或使用辅助功能进行阅读。这给予了每个人根据自身需求调整的自由，也体现了组织者包容与细致的准备风格。
